TOM-Anlage

Diese Anlage beschreibt die technischen und organisatorischen Maßnahmen von Plankern im Sinne von Art. 32 DSGVO. Die Maßnahmen werden risikobasiert weiterentwickelt. Details können je nach Hosting-, Mandanten- und Produktkonfiguration variieren.

1. Vertraulichkeit

• Rollen- und Rechtekonzept für Administratoren, Disponenten, Mitarbeiter und weitere Nutzergruppen
• Mandantentrennung auf Anwendungsebene und datenbankseitige Zugriffsbeschränkungen
• Authentifizierung über geschützte Login-Prozesse und sessionbasierte Zugriffskontrolle
• Need-to-know-Prinzip für interne Zugriffe und Supportfälle
• Vertraulichkeitsverpflichtung für Personen mit Zugriff auf personenbezogene Daten

2. Zugriffskontrolle

• Rollenbasierte Berechtigungen für Mitarbeiterdaten, Schichten, Zeiten, Abwesenheiten, Dokumente und Abrechnung
• Protokollierung sicherheitsrelevanter Administrations- und Datenveränderungen, soweit technisch vorgesehen
• Trennung von normalen Nutzerrechten und administrativen Systemrechten
• Regelmäßige Prüfung von Zugriffsrechten im Rahmen der Weiterentwicklung

3. Verschlüsselung und Übertragung

• TLS/HTTPS für die Übertragung zwischen Browser/App und Servern
• Gesicherte Provider-Verbindungen und Zugriffsschutz für Datenbanken, Storage und Backend-Dienste
• Geheimnisse und Zugangsdaten dürfen nicht im Quellcode oder in öffentlichen Repositories abgelegt werden
• Transportverschlüsselung für E-Mail-Kommunikation, soweit vom jeweiligen E-Mail-System unterstützt

4. Integrität

• Validierung von Eingaben und serverseitige Berechtigungsprüfungen
• Audit- und Ereignisprotokolle für wesentliche operative Aktionen, soweit im Produkt vorgesehen
• Schutz vor unbeabsichtigter oder unberechtigter Veränderung durch Rollenrechte und technische Kontrollen
• Versionskontrolle und nachvollziehbare Deployment-Prozesse für Produktcode

5. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Nutzung professioneller Hosting-, Datenbank-, Storage- und Infrastrukturprovider
• Backups, Wiederherstellungs- und Provider-Redundanzkonzepte je nach gebuchter Produkt- und Hostingkonfiguration
• Monitoring, Fehleranalyse und Incident-Prozesse für den Plattformbetrieb
• Technische Schutzmaßnahmen gegen Missbrauch, z. B. Rate-Limiting oder vergleichbare Schutzmechanismen, soweit implementiert

6. Trennung und Mandantenfähigkeit

• Logische Trennung von Kundenmandanten
• Mandantenbezogene Zugriffsprüfungen bei API-, App- und Admin-Funktionen
• Besondere Prüfungen für delegierte Schichten, Partnerunternehmen und Marketplace-Funktionen
• Keine Vermischung von Kundendaten außerhalb vorgesehener Delegations- oder Marketplace-Prozesse

7. Datenschutz durch Technikgestaltung

• Datensparsame Formulare und zweckbezogene Pflichtfelder
• Rollenbezogene Anzeige sensibler Bereiche wie Mitarbeiterakten, Abwesenheiten und Timesheets
• Konfigurierbare Funktionen wie GPS, KI, Marketplace und Push-Benachrichtigungen
• Export-, Lösch- und Korrekturmöglichkeiten im Rahmen der Produktfunktionen

8. Sensible Produktbereiche

Besonders zu prüfen sind GPS/Standortdaten, Krankmeldungen, Abwesenheiten, Mitarbeiterakten, Dokumente, Timesheets, Exporte und KI-Funktionen.

• GPS- oder Standortfunktionen sollten nur nach dokumentierter Zweckbindung, Information der Betroffenen und Prüfung der arbeitsrechtlichen Zulässigkeit genutzt werden.
• Krankmeldungen und Abwesenheiten können Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO berühren. Diagnosen sollten in Plankern nicht abgefragt oder in Freitextfeldern eingetragen werden.
• Timesheets und Einsatzdaten können Leistungs- und Verhaltensbezug haben. Der Kunde muss Rechtsgrundlage, Transparenz, Zugriffsrechte und Aufbewahrung festlegen.
• Bei systematischer Überwachung, umfangreicher Standortverarbeitung oder sensiblen Daten ist eine DSFA-Prüfung durch den Kunden naheliegend.

9. Incident-Management

• Erfassung und Bewertung sicherheitsrelevanter Vorfälle
• Benachrichtigung betroffener Kunden bei relevanten Datenschutzverletzungen
• Dokumentation von Ursache, Umfang, Maßnahmen und Folgeprüfung

10. Unterauftragsverarbeiter

Unterauftragsverarbeiter werden vor Einsatz risikobasiert geprüft. Die aktuelle Liste ist unter unterauftragsverarbeiter.html abrufbar.

11. Löschung und Aufbewahrung

• Mandantenbezogene Export- und Löschprozesse nach Vertragsende
• Aufbewahrung nur, soweit vertraglich, technisch oder gesetzlich erforderlich
• Kunden bleiben für fachliche Aufbewahrungsfristen, z. B. Arbeitszeit-, Handels- und Steuerrecht, verantwortlich